W praktyce gospodarczej zdarzają się sytuacje, w których wystawiona faktura zawiera błąd albo po jej wystawieniu zmieniają się warunki transakcji. Towar zostaje zwrócony, klient otrzymuje rabat, zmienia się cena, pojawia się pomyłka w danych nabywcy albo trzeba poprawić nieprawidłowy opis usługi. W takich przypadkach konieczne jest skorygowanie wcześniejszego dokumentu. Przedsiębiorcy często stają wtedy przed pytaniem: czy należy wystawić fakturę korygującą, czy wystarczy nota korygująca? Mimo, że oba dokumenty służą do poprawiania błędów na fakturach, ich zastosowanie jest zupełnie inne.
Przeczytaj również: Faktura pro forma. Kiedy warto ją stosować?
Spis treści:
Dlaczego konieczne jest korygowanie faktur?
Faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów w obrocie gospodarczym. Na jej podstawie przedsiębiorcy rozliczają sprzedaż, koszty oraz podatek VAT. Z tego powodu każda informacja znajdująca się na fakturze powinna być zgodna ze stanem faktycznym. Co w sytuacji, gdy znajdujące się na niej dane przestają odzwierciedlać stan faktyczny?
Przykładem może być sytuacja, w której firma sprzedała urządzenie za określoną kwotę, ale po kilku dniach przyznała klientowi rabat. Pierwotna faktura była poprawna w momencie wystawienia, jednak po zmianie warunków transakcji wymaga aktualizacji. Innym przykładem jest wpisanie błędnego numeru NIP kontrahenta. W takim przypadku sprzedaż rzeczywiście miała miejsce, ale dokument zawiera nieprawidłowe dane identyfikacyjne.
To właśnie rodzaj błędu decyduje o tym, czy należy zastosować fakturę korygującą, czy notę korygującą.
Czym jest faktura korygująca?
Faktura korygująca to dokument wystawiany w celu poprawienia danych znajdujących się na wcześniej wystawionej fakturze. Sporządza ją sprzedawca, czyli podmiot, który wystawił pierwotny dokument sprzedaży. Jej podstawowym zadaniem jest zmiana informacji mających wpływ na wartość transakcji lub rozliczenia podatkowe. Przy czym faktura korygująca może dotyczyć zarówno zwiększenia, jak i zmniejszenia wartości sprzedaży.
Przykładowo, wystawia się ją, gdy:
- udzielono klientowi rabatu po sprzedaży,
- zwrócono część lub całość towaru,
- zmieniono cenę produktu lub usługi,
- zastosowano niewłaściwą stawkę VAT,
- wykazano błędną ilość sprzedanych produktów,
- popełniono błąd w wartości netto, VAT lub brutto.
Faktura korygująca jest więc dokumentem o znacznie szerszym zastosowaniu niż nota korygująca. Dotyczy przede wszystkim tych elementów faktury, które mają znaczenie dla wysokości zobowiązań podatkowych.
Możesz zarejestrować u nas swoją firmę korzystając z usługi Wirtualnego Biura
Czym jest nota korygująca?
Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę, czyli odbiorcę faktury, który zauważył określony błąd na otrzymanym dokumencie. Jej zastosowanie jest znacznie bardziej ograniczone.
Nota służy przede wszystkim do poprawiania drobnych błędów formalnych, które nie wpływają na wartość transakcji ani rozliczenie podatku. Wykorzystuje się ją np. wtedy, gdy na fakturze pojawiła się pomyłka dotycząca danych identyfikacyjnych – literówka w nazwie firmy, błędny adres, itp.
Ważne jest jednak, że nota korygująca nie może służyć do zmiany elementów dotyczących kwot, podatku czy przedmiotu sprzedaży.
Najważniejsza różnica między fakturą korygującą a notą korygującą
Podsumowując dotychczasowe rozważania – podstawowa różnica dotyczy tego, kto wystawia dokument oraz jakie błędy można nim poprawić.
Fakturę korygującą wystawia sprzedawca, ponieważ to on odpowiada za prawidłowe udokumentowanie sprzedaży. Dokument ten może zmieniać zarówno dane formalne, jak i wartości wpływające na rozliczenia. Nota korygująca jest natomiast narzędziem dla nabywcy. Służy wyłącznie do poprawiania określonych danych formalnych, które nie zmieniają kwoty transakcji.
Można więc przyjąć prostą zasadę:
Jeżeli błąd wpływa na wartość sprzedaży lub podatek VAT – najczęściej potrzebna jest faktura korygująca.
Jeżeli błąd dotyczy wyłącznie danych formalnych – możliwa może być nota korygująca.
Oferujemy Biuro na Godziny bez konieczności długoterminowych umów i kosztownych inwestycji!
Czy dokumenty te wymagają akceptacji?
Tak. Nota korygująca wystawiona przez nabywcę wymaga akceptacji wystawcy faktury. Akceptacja może odbywać się w formie elektronicznej. Przedsiębiorcy często korzystają z systemów księgowych, które umożliwiają szybkie zatwierdzanie dokumentów bez konieczności drukowania papierowych wersji.
W przypadku faktur korygujących zasady wyglądają inaczej. To sprzedawca wystawia dokument i odpowiada za jego prawidłowość. Nie oznacza to jednak, że kontakt z klientem jest nieistotny. Obie strony muszą prawidłowo ująć korektę w swoich rozliczeniach. Jest to szczególnie ważne przy korektach zmniejszających wartość sprzedaży, ponieważ wpływają one na rozliczenia obu przedsiębiorstw.