Faktura pro forma pełni przede wszystkim funkcję informacyjną oraz handlową. Jest narzędziem wykorzystywanym w procesie sprzedaży, które pozwala przedstawić klientowi szczegółowe warunki planowanej transakcji i określić wartość zamówienia. Często również przygotować podstawę do dokonania przedpłaty.
Część osób traktuje ją jako zwykłą fakturę VAT wystawianą „przed sprzedażą”. Inni natomiast uważają ją za dokument będący podstawą do rozliczeń podatkowych. Niestety żadne z tych założeń nie jest w pełni prawidłowe. Faktura pro forma nie zastępuje faktury VAT. Co więcej, nie jest dokumentem księgowym i nie powoduje takich samych skutków podatkowych jak właściwa faktura sprzedaży.
Przeczytaj również: Faktura VAT a faktura bez VAT – najważniejsze różnice
Spis treści:
Czym dokładnie jest faktura pro forma?
To dokument przedstawiający warunki przyszłej sprzedaży. Zawiera informacje dotyczące planowanej transakcji, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, ceny oraz warunki płatności. Można powiedzieć, że pełni funkcję podobną do oferty handlowej, ale w bardziej sformalizowanej formie. Dzięki niej klient otrzymuje jasną informację, ile będzie kosztowała dana usługa lub produkt oraz jakie są zasady realizacji zamówienia.
Przykładowo firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania może przed rozpoczęciem projektu przesłać klientowi fakturę pro forma na kwotę ustalonego wynagrodzenia. Klient wie wtedy dokładnie, jaka kwota będzie wymagana do rozpoczęcia współpracy. Natomiast przedsiębiorca może zabezpieczyć się przed rozpoczęciem kosztownych prac bez potwierdzenia finansowania.
Dokument pozwala więc obu stronom uporządkować proces sprzedaży jeszcze przed faktycznym wykonaniem świadczenia.
Czy faktura pro forma jest fakturą VAT?
To najważniejsze pytanie dotyczące tego dokumentu.
Pomimo nazwy, faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów podatkowych. Nie potwierdza dokonania sprzedaży i nie stanowi podstawy do rozliczenia podatku VAT. Oznacza to, że samo wystawienie faktury pro forma nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Przedsiębiorca nie wykazuje jej w rejestrze sprzedaży VAT, a nabywca nie może na jej podstawie odliczyć podatku.
Różnica jest szczególnie istotna w przypadku kontroli podatkowych lub prowadzenia księgowości. Faktura VAT jest dowodem wykonania określonej transakcji gospodarczej. Faktura pro forma jedynie przedstawia propozycję lub warunki przyszłej sprzedaży.
W praktyce oba dokumenty mogą wyglądać bardzo podobnie. Mogą zawierać te same dane kontrahentów, nazwy usług, ceny netto i brutto oraz informacje dotyczące podatku VAT. Główna różnica dotyczy jednak ich funkcji prawnej.
Faktura pro forma a faktura VAT – najważniejsze różnice
Przedsiębiorcy często zastanawiają się, dlaczego dokument przypominający fakturę nie może być traktowany jak zwykła faktura sprzedaży. Różnica wynika przede wszystkim z momentu oraz celu wystawienia dokumentu.
Faktura VAT dokumentuje rzeczywistą sprzedaż. Oznacza to, że istnieje już określone zdarzenie gospodarcze – dostarczenie towaru czy wykonanie usługi. Faktura pro forma pojawia się wcześniej. Wykorzystuje się ją przed finalizacją transakcji. Ma bowiem przygotować strony do zawarcia umowy lub realizacji zamówienia.
Można więc przyjąć prostą zasadę: faktura VAT potwierdza, że sprzedaż miała miejsce, natomiast faktura pro forma informuje, jakie będą warunki sprzedaży.
Chcesz założyć firmę w Poznaniu i potrzebujesz adresu rejestrowego? Zapraszamy do kontaktu i skorzystania z usługi wirtualne biuro Poznań!
Czy fakturę pro forma trzeba zaksięgować?
Nie.
Faktura pro forma nie jest ujmowana w księdze przychodów i rozchodów, księgach rachunkowych ani ewidencji VAT. Nie stanowi kosztu podatkowego dla kupującego i nie jest przychodem dla sprzedającego. Samo otrzymanie faktury pro forma przez klienta również nie oznacza, że powinien on ją przekazać księgowej jako dokument kosztowy.
Dopiero właściwa faktura sprzedaży, wystawiona zgodnie z przepisami po wykonaniu transakcji lub powstaniu obowiązku podatkowego, może zostać odpowiednio rozliczona.
Jakie elementy powinna zawierać?
Przepisy nie określają dokładnego wzoru faktury pro forma, ponieważ nie jest ona dokumentem księgowym. Mimo to profesjonalnie przygotowany dokument powinien zawierać informacje pozwalające klientowi jednoznacznie zidentyfikować ofertę. W praktyce na fakturze pro forma umieszcza się:
- wyraźne oznaczenie „Faktura pro forma”,
- numer dokumentu i datę wystawienia,
- dane sprzedawcy oraz nabywcy,
- opis produktów lub usług,
- ilość i ceny,
- wartości netto oraz brutto,
- informacje dotyczące sposobu i terminu płatności.
Potrzebujesz przestrzeni biurowej? Sprawdź: coworking Poznań