Wystawianie faktur to jedna z podstawowych czynności administracyjnych w każdej firmie. Dla doświadczonych przedsiębiorców kwestie związane z dokumentowaniem sprzedaży są zazwyczaj oczywiste. Jednakże osoby rozpoczynające działalność gospodarczą często mają wiele wątpliwości. Warto więc wiedzieć czym różni się faktura VAT od faktury bez VAT i kiedy należy stosować każdy z tych dokumentów.
Pozornie różnica wydaje się prosta – jedna faktura zawiera podatek VAT, a druga nie. W praktyce zagadnienie to jest jednak znacznie bardziej złożone. Wybór sposobu opodatkowania wpływa bowiem na ceny oferowanych usług, rozliczenia z urzędem skarbowym i możliwość odliczania naliczonego podatku.
Przeczytaj również: Wirtualne biuro dla firm zagranicznych. Jak rozpocząć działalność w Polsce?
Spis treści:
Czym jest faktura VAT?
Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż towarów lub usług przez podatnika podatku od towarów i usług. Oznacza to, że sprzedawca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT i ma obowiązek naliczyć podatek według właściwej stawki.
W Polsce stosuje się stawki:
| Stawka | Zakres stosowania | Przykład towarów i usług |
| 23% | Stawka podstawowa | Elektronika, ubrania, samochody, paliwa, usługi profesjonalne. |
| 8% | Pierwsza stawka obniżona | Budownictwo objęte społecznym programem mieszkaniowym, usługi remontowe, hotele, kultura, leki. |
| 5% | Druga stawka obniżona | Podstawowe produkty spożywcze (mięso, nabiał, pieczywo), książki i e-booki, artykuły higieniczne. |
| 0% | Stawka preferencyjna z prawem do odliczenia | Eksport towarów, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), usługi transportu międzynarodowego. |
| zw. | Zwolnienie przedmiotowe | Usługi medyczne (lekarze, pielęgniarki), usługi edukacyjne, finansowe i ubezpieczeniowe. |
Na fakturze VAT zawsze należy wskazać wartość netto, stawkę podatku, kwotę podatku oraz wartość brutto.
Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca świadczy usługę o wartości 1 000 zł netto i stosuje stawkę 23%, wystawiona faktura będzie opiewała na kwotę 1 230 zł brutto.
Chcesz założyć firmę w Poznaniu i potrzebujesz adresu rejestrowego? Zapraszamy do kontaktu i skorzystania z usługi wirtualne biuro Poznań!
Czym jest faktura bez VAT?
Faktura bez VAT jest dokumentem wystawianym przez przedsiębiorcę, który nie nalicza podatku od towarów i usług. Najczęściej dotyczy to podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT. Przedsiębiorca wystawiający fakturę bez VAT nie wykazuje na niej podatku i nie odprowadza go do urzędu skarbowego. Cena wskazana na fakturze jest więc jednocześnie ceną końcową dla klienta.
Przedsiębiorca nie może jednak dowolnie zdecydować, że nie będzie rozliczał VAT. Musi bowiem spełniać warunki określone w ustawie o podatku od towarów i usług.
Kto może korzystać ze zwolnienia z VAT?
Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest zwolnienie podmiotowe, które przysługuje przedsiębiorcom, których wartość sprzedaży nie przekroczyła ustawowego limitu obrotów w danym roku podatkowym.
Należy jednak pamiętać, że niektóre rodzaje działalności nie mogą korzystać ze zwolnienia, niezależnie od osiąganych przychodów. Dotyczy to m.in. części usług doradczych czy prawniczych. Istnieje również zwolnienie przedmiotowe, obejmujące wybrane usługi i towary wskazane w ustawie, np. niektóre usługi medyczne czy edukacyjne.
Jakie informacje znajdują się na fakturze VAT?
Faktura VAT musi zawierać elementy określone w ustawie. Oprócz danych sprzedawcy i nabywcy pojawiają się również informacje dotyczące podatku.
Na dokumencie znajdują się między innymi:
- numer faktury,
- data wystawienia,
- data dokonania sprzedaży,
- dane stron transakcji,
- nazwa towaru lub usługi,
- wartość netto,
- stawka VAT,
- kwota podatku,
- wartość brutto.
Obowiązkowe elementy dokumentu mają ogromne znaczenie dla prawidłowości rozliczeń i możliwości odliczenia podatku przez nabywcę.
Potrzebujesz przestrzeni biurowej? Sprawdź: coworking Poznań
Najważniejsza różnica – podatek należny
Z punktu widzenia przedsiębiorcy ważny jest fakt, że czynny podatnik VAT pobiera podatek od swoich klientów i przekazuje go do urzędu skarbowego. Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT nie ma takiego obowiązku. To jednak nie oznacza automatycznie, że bycie „bez VAT” jest zawsze korzystniejsze.
W praktyce sytuacja jest znacznie bardziej skomplikowana. Jedną z najważniejszych konsekwencji bycia czynnym podatnikiem VAT jest możliwość odliczania podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością gospodarczą.
Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca kupuje komputer za 6 150 zł brutto, zawarta w tej cenie kwota VAT może zostać odliczona od podatku należnego, o ile zakup ma związek z prowadzoną działalnością.
Natomiast przedsiębiorca zwolniony z VAT nie posiada takiego prawa. Dla niego cała kwota brutto staje się kosztem. Ma to ogromne znaczenie szczególnie w branżach wymagających dużych inwestycji.
Początkujący przedsiębiorcy często błędnie zakładają, że zwolnienie z VAT oznacza brak obowiązków ewidencyjnych. To nieprawda. Przedsiębiorca nadal ma obowiązek dokumentowania sprzedaży, przechowywania dokumentów oraz prowadzenia odpowiedniej ewidencji podatkowej. W wielu przypadkach musi również monitorować poziom obrotów, ponieważ przekroczenie ustawowego limitu powoduje utratę prawa do zwolnienia.