W wielu branżach biznesowych standardem jest pobieranie części wynagrodzenia jeszcze przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru. Zaliczki stosuje się powszechnie między innymi przy realizacji dużych projektów, zamówieniach indywidualnych, usługach wymagających wcześniejszego przygotowania zaplecza albo zakupie materiałów niezbędnych do wykonania zlecenia.
Otrzymanie zaliczki daje przedsiębiorcy większe bezpieczeństwo finansowe, ponieważ ogranicza ryzyko rozpoczęcia prac bez gwarancji zapłaty. Z perspektywy klienta pozwala natomiast potwierdzić realizację zamówienia i zabezpieczyć jego wykonanie. Jednocześnie otrzymanie przedpłaty wiąże się z określonymi obowiązkami podatkowymi. Jednym z najważniejszych jest prawidłowe udokumentowanie otrzymanej kwoty poprzez wystawienie faktury zaliczkowej – jeżeli przepisy wymagają jej zastosowania.
Przeczytaj również: Faktura korygująca czy nota korygująca – co i kiedy wybrać?
Spis treści:
Czym jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa jest dokumentem potwierdzającym otrzymanie części lub całości zapłaty przed wykonaniem dostawy towaru albo realizacją usługi. Jej podstawowym celem jest udokumentowanie sytuacji, w której przedsiębiorca otrzymał pieniądze jeszcze zanim doszło do finalizacji sprzedaży.
Przykładowo: Firma projektowa zawiera umowę na wykonanie kompleksowej usługi o wartości 50 000 zł. Zgodnie z ustaleniami klient wpłaca 20% wynagrodzenia przed rozpoczęciem prac. Otrzymana kwota 10 000 zł jest przedpłatą na poczet przyszłej usługi. W określonych przypadkach przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej dokumentującej otrzymaną płatność.
Faktura zaliczkowa różni się od zwykłej faktury sprzedaży przede wszystkim momentem wystawienia. Nie dokumentuje zakończonej transakcji, lecz wcześniejszy etap jej realizacji.
Jeżeli potrzebujesz miejsca do spotkań z klientem zapraszamy do naszej małej Salki Konferencyjnej.
Zaliczka, zadatek i przedpłata – czy oznaczają to samo?
W praktyce gospodarczej przedsiębiorcy często używają pojęć „zaliczka”, „zadatek” i „przedpłata” zamiennie. Z punktu widzenia prawa i podatków nie zawsze jednak oznaczają one dokładnie to samo.
Zaliczka jest częścią przyszłej należności. Jeżeli transakcja zostanie zrealizowana, zostaje zaliczona na poczet końcowej ceny. Jeżeli natomiast umowa nie dojdzie do skutku, zaliczka co do zasady podlega zwrotowi.
Zadatek pełni dodatkową funkcję zabezpieczającą wykonanie umowy. Jego zwrot lub zatrzymanie zależy od tego, która strona ponosi odpowiedzialność za niewykonanie ustaleń.
Przedpłata jest natomiast pojęciem szerszym i oznacza zapłatę dokonaną przed realizacją świadczenia. W praktyce może obejmować zarówno zaliczkę, jak i inne formy wcześniejszej płatności.
Dla celów podatkowych ważna jest jednak nie sama nazwa przelewu, lecz faktyczny charakter otrzymanej kwoty.
Kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej?
Co do zasady, jeżeli przedsiębiorca otrzyma całość lub część zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, może powstać obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Dotyczy to sytuacji, gdy otrzymana kwota stanowi przedpłatę, zaliczkę, zadatek lub inną formę płatności dotyczącą przyszłej dostawy towaru albo wykonania usługi. Przy czym ważny jest moment otrzymania pieniędzy. Jeżeli klient jedynie zaakceptował ofertę i zobowiązał się do zapłaty w przyszłości, nie oznacza to jeszcze otrzymania zaliczki.
Oferujemy Miejsce do Pracy w strefie coworkingowej i Biuro na Godziny bez konieczności długoterminowych umów i kosztownych inwestycji!
W jakim terminie należy wystawić fakturę zaliczkową?
Przepisy określają termin wystawiania faktur zaliczkowych. Fakturę dokumentującą otrzymanie zaliczki wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano płatność. Jednocześnie przedsiębiorca może wystawić ją wcześniej – nawet w momencie otrzymania wpłaty.
W praktyce wiele firm wystawia faktury zaliczkowe od razu po zaksięgowaniu przelewu, ponieważ ułatwia to kontrolowanie dokumentacji i zachowanie porządku księgowego.
Jakie informacje musi zawierać faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa powinna zawierać dane wymagane dla faktur, a dodatkowo informacje pozwalające powiązać ją z konkretną transakcją.
Dokument powinien wskazywać między innymi:
- datę wystawienia,
- numer faktury,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- numer NIP stron,
- datę otrzymania zaliczki,
- otrzymaną kwotę,
- kwotę podatku VAT,
- informacje dotyczące zamówienia lub przyszłej sprzedaży.
Warto pamiętać, że prawidłowe opisanie faktury zaliczkowej ułatwia późniejsze rozliczenie faktury końcowej.
Faktura zaliczkowa – pytania
Nie. Jeżeli klient wpłaca jedynie część wynagrodzenia, faktura zaliczkowa dokumentuje wyłącznie otrzymaną kwotę.
Przykładowo: Całkowita wartość usługi wynosi 100 000 zł. Klient wpłaca 30% zaliczki, czyli 30 000 zł. Faktura zaliczkowa będzie dotyczyć właśnie tej kwoty. Pozostała część wynagrodzenia zostanie rozliczona po wykonaniu usługi poprzez fakturę końcową.
Każda otrzymana płatność wymaga odpowiedniego udokumentowania. Wystawienie kilku faktur zaliczkowych nie jest niczym nietypowym. Jest wręcz standardową praktyką w branżach, gdzie realizacja projektu trwa wiele miesięcy.
Po wykonaniu usługi lub dostawie towaru przedsiębiorca musi prawidłowo rozliczyć całą transakcję. Jeżeli wcześniej wystawiono fakturę zaliczkową, faktura końcowa powinna uwzględniać otrzymane wcześniej płatności. Oznacza to, że klient nie powinien zostać obciążony ponownie całą wartością sprzedaży.
Przykład: Firma otrzymała zaliczkę 5 000 zł na usługę wartą 20 000 zł. Po zakończeniu prac wystawia fakturę końcową na pozostałą kwotę 15 000 zł.