Firma może przenieść biuro do innego lokalu, zmienić siedzibę z jednego miasta do drugiego, przejść na model pracy zdalnej albo zrezygnować z tradycyjnego biura na rzecz profesjonalnego adresu wirtualnego. Przy czym każda z tych zmian wiąże się z innymi konsekwencjami i formalnościami.
Przeniesienie siedziby do innej miejscowości co do zasady wiąże się ze zmianą postanowień umowy. Wynika to z faktu, że siedziba spółki jest elementem umowy spółki, podczas gdy dokładny adres jest odrębną daną ujawnianą w KRS. Kodeks spółek handlowych wymienia siedzibę jako jeden z obligatoryjnych elementów umowy spółki z o.o. Sama przeprowadzka nie powoduje więc automatycznej aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Spółka musi zgłosić zmianę do KRS, a następnie zadbać o aktualizację pozostałych rejestrów i danych wykorzystywanych przez administrację oraz kontrahentów.
Przeczytaj również: Jakie dane osobowe trzeba przygotować przed rejestracją działalności gospodarczej?
Spis treści:
Adres spółki a jej siedziba. Podstawowa różnica
Zanim przejdziemy do samej procedury, trzeba wyjaśnić najważniejsze pojęcie: siedziba spółki nie jest tym samym co jej adres.
Siedzibą spółki jest miejscowość, w której znajduje się jej siedziba w rozumieniu przepisów prawa. W umowie spółki z o.o. wskazuje się właśnie siedzibę, a nie pełny adres lokalu. Kodeks spółek handlowych stanowi, że umowa spółki powinna określać między innymi firmę i siedzibę spółki. Adres jest natomiast bardziej szczegółową informacją: obejmuje miejscowość, ulicę, numer budynku, numer lokalu oraz kod pocztowy.
Jeżeli przedsiębiorca przenosi działalność z jednego lokalu w Poznaniu do innego lokalu również znajdującego się w Poznaniu, zmienia przede wszystkim adres. Siedziba pozostaje bez zmian. Jeżeli natomiast spółka przenosi się z Poznania do Wrocławia, zmienia się nie tylko adres, ale również miejscowość będąca jej siedzibą. To właśnie ten drugi przypadek ma większe znaczenie z punktu widzenia umowy spółki.
Kiedy trzeba zmienić umowę spółki z o.o.?
Jeżeli spółka zmienia wyłącznie dokładny adres w ramach tej samej miejscowości, nie zmienia się postanowienia umowy dotyczącego siedziby. W konsekwencji nie ma potrzeby zmiany umowy wyłącznie dlatego, że firma przeniosła się z jednego lokalu do innego w tym samym mieście.
Inaczej natomiast wygląda przeniesienie siedziby do innej miejscowości. Jeżeli umowa spółki wskazuje Poznań jako siedzibę, a wspólnicy chcą przenieść siedzibę do Gdańska, trzeba zmienić odpowiednie postanowienie umowy spółki. Siedziba jest bowiem elementem umowy wymaganym przez art. 157 KSH. Warto przy tym pamiętać o jeszcze jednej kwestii: sposób dokonania zmiany umowy zależy od jej postanowień i trybu, w jakim spółka została utworzona.
Jeżeli zmiana wymaga ingerencji w umowę spółki, trzeba zachować odpowiednią formę prawną. Co do zasady umowę spółki z o.o. zawiera się w formie aktu notarialnego. Natomiast w określonych przypadkach zmian można dokonać przy wykorzystaniu wzorca uchwały w S24.
Jak zgłosić zmianę adresu spółki z o.o. do KRS?
Zmiana danych spółki wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS odbywa się elektronicznie. W praktyce sposób dokonania zmiany zależy między innymi od historii spółki.
Ministerstwo Sprawiedliwości wyraźnie wskazuje, że w S24 można dokonywać zmian danych zarejestrowanych spółek, ale obowiązują ograniczenia dotyczące spółek, które nie były zarejestrowane z wykorzystaniem tego systemu albo których umowa została później zmieniona w formie notarialnej.
Jeżeli spółka spełnia warunki korzystania z S24, procedura jest stosunkowo uporządkowana. W systemie należy przygotować dokument dotyczący zmiany adresu, wprowadzić nowe dane, podpisać dokumenty przez osoby uprawnione, a następnie przygotować i podpisać wniosek zmianowy. Aktualna dokumentacja S24 przewiduje możliwość zmiany adresu, siedziby, kodów PKD, składu zarządu i innych danych spółki z o.o.
Jeżeli spółka nie może skorzystać z S24, zmiany dokonuje się za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. W systemie wybiera się zakres zmiany obejmujący siedzibę i adres, a następnie wprowadza aktualne dane. Instrukcja PRS przewiduje osobną sekcję „Siedziba i adres”, w której można wprowadzić nowe informacje dotyczące siedziby oraz adresu podmiotu. Wniosek musi zostać podpisany przez osoby uprawnione zgodnie ze sposobem reprezentacji spółki.
Ile kosztuje zmiana adresu spółki w KRS i jak długo trwa?
Koszt zmiany danych w KRS zależy od sposobu złożenia wniosku.
Zgodnie z aktualnymi przepisami opłata za wniosek o dokonanie zmiany wpisu dotyczącego podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców wynosi 250 zł. W przypadku zmiany dotyczącej spółki z o.o. dokonanej przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym opłata wynosi 200 zł.
Zmiana adresu spółki na adres wirtualnego biura. Co trzeba wiedzieć?
Zmiana tradycyjnego biura na adres wirtualnego biura jest jednym z praktycznych powodów aktualizacji danych spółki.
Przedsiębiorstwo może zrezygnować z wynajmowania własnego lokalu. W takiej sytuacji nasz profesjonalny adres dla firmy może zastąpić tradycyjny lokal jako miejsce obsługi korespondencji i adres biznesowy.
Trzeba jednak rozdzielić dwie kwestie: adres spółki w KRS oraz faktyczne miejsce wykonywania działalności. Adres spółki nie musi automatycznie oznaczać, że wszystkie czynności biznesowe są wykonywane właśnie w tym lokalu.
Spółka może mieć określony adres siedziby, podczas gdy jej pracownicy wykonują obowiązki zdalnie, przedsiębiorca spotyka się z klientami w różnych miejscach albo korzysta z coworkingu i sal konferencyjnych.