CEIDG i KRS nie są dwoma dowolnymi miejscami, pomiędzy którymi przedsiębiorca może wybrać rejestrację tej samej firmy. To od wybranej formy prawnej działalności zależy, do którego rejestru należy dokonać wpisu.
Osoba fizyczna, która chce prowadzić biznes we własnym imieniu jako jednoosobowy przedsiębiorca, dokonuje wpisu do CEIDG. Z kolei spółki handlowe, takie jak popularna spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, podlegają wpisowi do KRS. Wybór ten decyduje również o odpowiedzialności za zobowiązania, sposobie reprezentacji firmy, obowiązkach księgowych, możliwościach pozyskania wspólników, kosztach obsługi oraz dalszym rozwoju przedsiębiorstwa.
Przeczytaj również: Wirtualne biuro a Google Maps i wizytówka Google. Co może zrobić przedsiębiorca?
Spis treści:
CEIDG i KRS. Czym są i dlaczego nie jest to zwykły wybór między dwoma rejestrami?
Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej oraz Krajowy Rejestr Sądowy pełnią zupełnie różne funkcje.
CEIDG jest rejestrem przeznaczonym przede wszystkim dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Do CEIDG wpisują się również przedsiębiorcy będący wspólnikami spółki cywilnej. Oficjalne informacje Biznes.gov.pl wyraźnie wskazują, że właśnie w tym rejestrze rejestruje się przedsiębiorca prowadzący działalność we własnym imieniu.
Z kolei Krajowy Rejestr Sądowy obejmuje między innymi podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców, w tym spółki handlowe. W KRS można znaleźć informacje między innymi o formie prawnej podmiotu, sposobie jego reprezentacji oraz określonych danych dotyczących jego sytuacji formalnej. Jednocześnie w KRS nie znajdziemy jednoosobowych działalności gospodarczych ani spółek cywilnych – te są związane z CEIDG.
Najprościej można więc powiedzieć, że:
- CEIDG będzie właściwym rejestrem dla osoby fizycznej, która chce prowadzić działalność gospodarczą we własnym imieniu,
- KRS będzie właściwym rejestrem dla podmiotów, które zgodnie z wybraną formą prawną podlegają wpisowi do rejestru przedsiębiorców, między innymi spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek jawnych i komandytowych.
Jednoosobowa działalność gospodarcza. Przedsiębiorca i firma to w praktyce ten sam podmiot
W przypadku JDG przedsiębiorcą jest konkretna osoba fizyczna. To ona zawiera umowy, wystawia faktury, zatrudnia pracowników, rozlicza podatki i odpowiada za zobowiązania związane z działalnością.
Nazwa firmy jednoosobowej musi zawierać co najmniej imię i nazwisko przedsiębiorcy. Można oczywiście dodać do nich dodatkowy człon marketingowy. Przykładowo przedsiębiorca może działać pod nazwą „Jan Kowalski Park Marketing”, ale elementem obowiązkowym pozostaje jego imię i nazwisko. JDG jest bowiem ściśle związana z konkretną osobą. Właściciel jednoosobowej działalności odpowiada za zobowiązania wynikające z prowadzenia firmy całym swoim majątkiem. Oznacza to, że w JDG nie istnieje tak wyraźna granica pomiędzy majątkiem przedsiębiorstwa a majątkiem prywatnym właściciela, jak w przypadku spółki kapitałowej.
Spółka wpisana do KRS – przedsiębiorstwo działa jako odrębny podmiot
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Przedsiębiorcą jest wówczas spółka, a nie jej wspólnik.
To spółka zawiera umowy, posiada własny majątek, może być stroną postępowań i działa poprzez swoje organy. W przypadku spółki z o.o. szczególne znaczenie ma zarząd, ponieważ to on prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz.
Kodeks spółek handlowych określa między innymi dane wymagane przy zgłoszeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do sądu rejestrowego, takie jak firma, siedziba i adres spółki, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego czy dane członków zarządu i sposób reprezentacji. Już na tym etapie widać, że struktura spółki jest bardziej formalna niż zwykła rejestracja jednoosobowej działalności.
Rejestracja w CEIDG a KRS. Jak wygląda proces założenia firmy?
Jedną z największych różnic między tymi rozwiązaniami jest sam proces rozpoczęcia działalności.
Założenie JDG jest stosunkowo prostym procesem administracyjnym. Przedsiębiorca składa wniosek o wpis do CEIDG. Można zrobić to elektronicznie za pośrednictwem Biznes.gov.pl, ale również osobiście lub listownie za pośrednictwem właściwego urzędu miasta lub gminy. Wniosek obejmuje dane przedsiębiorcy oraz podstawowe informacje dotyczące planowanej działalności, takie jak między innymi nazwa firmy, adresy związane z działalnością oraz odpowiednie kody PKD. Co ważne, wpis do CEIDG nie jest tylko samą rejestracją przedsiębiorcy. Ustawa o CEIDG przewiduje, że integralną częścią wniosku są również określone żądania i zgłoszenia związane między innymi z rejestrem REGON, identyfikacją podatkową oraz zgłoszeniem płatnika składek.
Rozpoczęcie jednoosobowej działalności jest znacznie mniej rozbudowane organizacyjnie niż zakładanie spółki. Nie ma konieczności tworzenia zarządu. Nie ma wspólników, chyba że przedsiębiorca zdecyduje się dodatkowo uczestniczyć w spółce cywilnej. Ponadto nie trzeba konstruować rozbudowanej struktury organizacyjnej charakterystycznej dla spółki kapitałowej.
W przypadku spółki proces wygląda inaczej.
Najpierw należy stworzyć podstawy prawne funkcjonowania spółki, czyli odpowiednią umowę. Portal Rejestrów Sądowych umożliwia elektroniczne składanie wniosków dotyczących rejestracji podmiotów i zmian w KRS. Z kolei system S24 pozwala między innymi na rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki jawnej, komandytowej oraz prostej spółki akcyjnej w zakresie przewidzianym dla tego systemu.
Sama spółka z o.o. wymaga jednak wcześniejszego podjęcia wielu decyzji. O tych kwestiach pisaliśmy w artykule: Rejestracja spółki z o.o. krok po kroku.
Adres firmy również zależy od wybranej formy działalności
To zagadnienie szczególnie istotne z punktu widzenia przedsiębiorców korzystających z usług wirtualnego biura.
Przy JDG przedsiębiorca może wskazywać adres do doręczeń oraz (jeżeli posiada) adres stałego miejsca wykonywania działalności. Aktualna ustawa o CEIDG szczegółowo określa dane objęte wpisem oraz zasady funkcjonowania rejestru. W przypadku spółki wpisywanej do KRS pojawia się natomiast kwestia jej siedziby i adresu. Kodeks spółek handlowych wskazuje, że zgłoszenie spółki z o.o. do sądu rejestrowego obejmuje między innymi firmę, siedzibę i adres spółki. Dlatego zarówno przedsiębiorca prowadzący JDG, jak i wspólnicy zakładający spółkę mogą potrzebować profesjonalnego adresu dla biznesu.
Wirtualne biuro Poznań może być przydatne zarówno przy działalności wpisanej do CEIDG, jak i przy spółce wpisywanej do KRS. Udostępniamy profesjonalny adres w centrum Poznania jako elementu organizacji formalnej firmy i umożliwiamy skorzystanie z usług odbioru korespondencji, coworkingu i wynajmu sali konferencyjnej.