Wirtualne biuro Poznań jest rozwiązaniem wybieranym zazwyczaj przez przedsiębiorców, którzy nie potrzebują tradycyjnego lokalu do codziennego wykonywania pracy. Czy w takim razie można mieć wirtualne biuro, a jednocześnie nie posiadać stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej?
Tak. Co więcej, polskie przepisy i oficjalne informacje dla przedsiębiorców wprost przewidują sytuację, w której przedsiębiorca nie posiada stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca może całkowicie zrezygnować z adresu związanego z działalnością. Trzeba rozróżnić adres do doręczeń, stałe miejsce wykonywania działalności, dodatkowe miejsca wykonywania działalności. Każdy z tych elementów pełni inną funkcję.
Przeczytaj również: Jak zmienić adres spółki z o.o. w KRS?
Spis treści:
Czym różni się adres do doręczeń od stałego miejsca wykonywania działalności?
To podstawowe rozróżnienie, od którego trzeba zacząć. W potocznym języku wszystkie adresy związane z firmą często określa się po prostu jako „adres firmy”. Z punktu widzenia przepisów CEIDG sytuacja jest jednak bardziej precyzyjna.
Adres do doręczeń jest miejscem, na które kierowana jest korespondencja związana z działalnością gospodarczą. Natomiast stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej to lokalizacja, w której przedsiębiorca rzeczywiście wykonuje działalność.
Aktualna ustawa o CEIDG wskazuje, że do rejestru wpisuje się adres do doręczeń oraz adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej (jeśli przedsiębiorca go posiada). W przypadku kilku takich miejsc przepisy przewidują również wskazanie dodatkowych miejsc wykonywania działalności.
Nie każdy przedsiębiorca musi mieć stały lokal. Można prowadzić firmę, której charakter działalności powoduje, że praca odbywa się w wielu różnych lokalizacjach. W takim przypadku wskazywanie konkretnego lokalu jako stałego miejsca wykonywania działalności tylko dlatego, że formularz CEIDG zawiera odpowiednią rubrykę, byłoby nieprawidłowe. Dlatego formularz CEIDG przewiduje możliwość zaznaczenia „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”.
Wirtualne biuro nie musi być miejscem pracy
Tu pojawia się praktyczne zastosowanie wirtualnego biura. Przedsiębiorca może mieć:
- adres do doręczeń: profesjonalny adres wirtualnego biura w Poznaniu,
- stałe miejsce wykonywania działalności: brak,
- faktyczne miejsce pracy: zmienne – dom, coworking Poznań, siedziba klienta, podróż, przestrzeń wynajęta na kilka godzin.
Nie ma w tym wewnętrznej sprzeczności. Adres wirtualnego biura może pełnić funkcję adresu związanego z korespondencją i administracyjną obsługą przedsiębiorstwa, podczas gdy przedsiębiorca nie deklaruje, że właśnie tam stale wykonuje swoją działalność. Biznes.gov.pl wprost wskazuje możliwość korzystania z biura wirtualnego lub coworkingowego, a jednocześnie dopuszcza brak stałego miejsca wykonywania działalności.
Jak wirtualne biuro działa w modelu bez stałego miejsca działalności?
Wirtualne biuro może pełnić kilka funkcji, ale w najprostszym modelu przedsiębiorca korzysta przede wszystkim z profesjonalnego adresu oraz obsługi korespondencji.
Najpierw należy zawrzeć umowę z nami, jako operatorem wirtualnego biura. Na podstawie tej umowy przedsiębiorca otrzymuje możliwość korzystania z określonego adresu. Następnie wskazuje ten adres jako adres do doręczeń w CEIDG. Jednocześnie przedsiębiorca nie wskazuje tego adresu jako stałego miejsca wykonywania działalności.
Przykład agencji marketingowej. Przedsiębiorca:
- wykonuje pracę głównie zdalnie,
- spotkania z klientami przeprowadza online,
- czasami korzysta z coworkingu,
- raz na jakiś czas wynajmuje salę konferencyjną,
- nie posiada własnego biura,
- chce odbierać korespondencję pod profesjonalnym adresem w centrum Poznania.
W takim przypadku nie ma powodu, aby automatycznie uznawać adres wirtualnego biura za stałe miejsce wykonywania działalności. Może on natomiast pełnić funkcję adresu do doręczeń.
Tytuł prawny do adresu wirtualnego biura
Brak stałego miejsca wykonywania działalności nie oznacza braku obowiązku posiadania tytułu prawnego do nieruchomości, której adres przedsiębiorca zgłasza w CEIDG jako adres związany z działalnością. Biznes.gov.pl wskazuje, że przedsiębiorca musi posiadać tytuł prawny do każdej nieruchomości, której adres zgłasza do CEIDG. Jako przykłady tytułów prawnych wymienia się: własność, użytkowanie wieczyste, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, dzierżawa, najem oraz użyczenie.
W przypadku wirtualnego biura podstawą będzie odpowiednia umowa zawarta z nami. Jeżeli adres ma zostać zgłoszony w CEIDG jako adres do doręczeń, umowa daje odpowiednią podstawę do korzystania z niego.
Dlaczego to ważne? W razie weryfikacji przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać, dlaczego ma prawo posługiwać się danym adresem. Adres musi mieć podstawę prawną.